2.4 ERP系統(tǒng)實(shí)施

        2.4.1 Oracle 公司PJM/AIM實(shí)施方法和BPR/ERP實(shí)施方法論

        Oracle Applications實(shí)施方法論是一套建立整體解決方案的方法，主要由AIM（應(yīng)用系統(tǒng)實(shí)施方法論）和PJM（整體項(xiàng)目管理方法論）等各自獨(dú)立的方法論組成。這些方法論可以提高工作效率及項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量。顧問在項(xiàng)目實(shí)施過程中，將用Oracle Applications實(shí)施方法論及實(shí)施工具來幫助實(shí)施，并將此方法論技術(shù)作為技術(shù)轉(zhuǎn)移的一部分。

        2.4.1.1 PJM－項(xiàng)目管理方法論

    項(xiàng)目管理方法(PJM)的目標(biāo)是提供一個(gè)主框架，使其能夠?qū)λ�有�?xiàng)目用一致的手段進(jìn)行計(jì)劃、評(píng)估、控制和跟蹤。

       

    2.4.1.2 AIM－應(yīng)用系統(tǒng)實(shí)施方法論

    Oracle公司在全球經(jīng)過多年的應(yīng)用產(chǎn)品實(shí)施而提煉好的結(jié)構(gòu)化實(shí)施方法，它能滿足用戶的各種需求，從定義用戶的實(shí)施方法、策略到新的系統(tǒng)上線運(yùn)行，AIM包含了所有不可缺少的實(shí)施步驟。因而盡可能地減少用戶的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)，以保證快速、高質(zhì)量地實(shí)施Oracle應(yīng)用系統(tǒng)。

    AIM分為七個(gè)階段，如圖所示：  

   

    第一階段：建立實(shí)施策略

    主要從商務(wù)和技術(shù)上來計(jì)劃項(xiàng)目的范圍，并確定項(xiàng)目的目標(biāo)。這一階段的工作，包括建立由公司主要領(lǐng)導(dǎo)為首的項(xiàng)目實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)小組和各部門有關(guān)人員參加的項(xiàng)目實(shí)施小組，并開始對(duì)員工進(jìn)行初步的業(yè)務(wù)管理觀念和方法培訓(xùn)。具體制定出企業(yè)實(shí)施應(yīng)用管理的策略和目標(biāo)。

    第二階段：業(yè)務(wù)流程分析

    主要是定義項(xiàng)目的內(nèi)容，即對(duì)現(xiàn)行的管理進(jìn)行仔細(xì)地回顧和描述，從而認(rèn)識(shí)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)和技術(shù)上的具體要求。一般在這個(gè)分階段要編寫一個(gè)項(xiàng)目定義分析報(bào)告，可以更多地是借助于IPO圖的形式來描述目前的流程，并從中找出希望改進(jìn)的地方，為進(jìn)一步解決方案的設(shè)計(jì)創(chuàng)造條件。為此，需對(duì)項(xiàng)目實(shí)施小組的成員進(jìn)行比較系統(tǒng)的業(yè)務(wù)管理的概念和Oracle系統(tǒng)軟件功能層次的培訓(xùn)。

    第三階段：設(shè)計(jì)解決方案

    主要是對(duì)上階段形成的業(yè)務(wù)分析流程，結(jié)合業(yè)務(wù)管理的基本概念和具體的軟件功能，逐項(xiàng)進(jìn)行回顧、分析，以便對(duì)目前每個(gè)管理業(yè)務(wù)流程，提出解決方案。解決方案也許是直接可以套用Oracle應(yīng)用系統(tǒng)中某些功能，也許是對(duì)現(xiàn)行管理流程作一些改進(jìn)，也可能是對(duì)軟件系統(tǒng)作一些必要的二次開發(fā)。這時(shí)一般應(yīng)編寫項(xiàng)目說明書之類的文檔，作為一個(gè)里程碑也作為建立系統(tǒng)的設(shè)計(jì)任務(wù)書。

    第四階段：建立應(yīng)用系統(tǒng)

    本階段需根據(jù)前一階段擬訂的方案，對(duì)管理上（或組織上）需改進(jìn)之處制定改進(jìn)方案，包括調(diào)整分工、規(guī)范流程、統(tǒng)一方法、標(biāo)準(zhǔn)信息編碼等。從軟件來講，系統(tǒng)初始化設(shè)計(jì)及二次開發(fā)工作可開始進(jìn)行。這樣建立起一個(gè)符合企業(yè)管理思想的應(yīng)用系統(tǒng)。此時(shí)大量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理工作也將著手進(jìn)行。

    第五階段：文檔編碼

    在建立應(yīng)用系統(tǒng)的同時(shí)，除了必須對(duì)軟件進(jìn)行二次開發(fā)，按軟件工程要求提供必須的文檔以外，對(duì)管理要改進(jìn)的流程及方法等方面，也必須編寫或修改原來的制度、職責(zé)、流程圖。這時(shí)，系統(tǒng)一旦已建立起來，可著手對(duì)最終用戶的主要應(yīng)用進(jìn)行培訓(xùn)。

    第六階段：系統(tǒng)切換

    在這個(gè)階段，為了減少系統(tǒng)實(shí)施時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)，各職能部門分別按照自己的日常業(yè)務(wù)活動(dòng)，參照已文檔化的流程，運(yùn)行計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)試，以證實(shí)其系統(tǒng)是基本可行的。這時(shí)才開始正式向新系統(tǒng)輸入數(shù)據(jù)、創(chuàng)建初態(tài)、定義參數(shù)、開始運(yùn)行。為了保證切換的成功，這時(shí)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組要求及時(shí)地發(fā)布許多指令，來逐步地進(jìn)行系統(tǒng)地切換。一般來講，能有一個(gè)新老系統(tǒng)并行的運(yùn)行期間，風(fēng)險(xiǎn)可更小些。

    第七階段：運(yùn)行維護(hù)

    在并行一段時(shí)間后，事實(shí)證明系統(tǒng)是安全、可靠、可行的，那么可以正式投入運(yùn)行。并在運(yùn)行中作好有關(guān)的記錄和報(bào)告，并及時(shí)地發(fā)現(xiàn)運(yùn)行中的問題，以便進(jìn)行維護(hù)和提高。

        2.4.1.3 基于BPR基礎(chǔ)上的ERP實(shí)施方法論

    BPR/ERP實(shí)施方法論與實(shí)施步驟將主要步驟參見下圖：  

       

                            BPR實(shí)施步驟圖  

   

                             BPR實(shí)施步驟圖

        2.4.2 ERP系統(tǒng)實(shí)施步驟

        2.4.2.1 軟件需求調(diào)查和軟件需求分析

    許多選購現(xiàn)有軟件產(chǎn)品的企業(yè)，他們習(xí)慣的做法就是向各軟件供應(yīng)商發(fā)出邀請(qǐng)，讓軟件開發(fā)商在半天、一天之內(nèi)將軟件演示一遍，然后決定買或者不買。一套信息系統(tǒng)往往大到有上千個(gè)屏幕和功能，在一天或半天之內(nèi)看一看演示都讓人頭大，怎么能決定這套軟件適合還是不適合自己企業(yè)呢？無論是自行開發(fā)還是購買外面的信息系統(tǒng)，企業(yè)對(duì)于本身的需求，有沒有做過細(xì)致的分析？沒有充分的調(diào)研，怎能確定什么樣軟件適合自己？當(dāng)然，企業(yè)在決定上馬信息系統(tǒng)之前，多少都做過一些需求分析，但往往是一些懂計(jì)算機(jī)的人和懂業(yè)務(wù)的人各自在自己的專業(yè)領(lǐng)域進(jìn)行分析和猜測(cè)，真正知道企業(yè)管理存在的問題又懂得信息系統(tǒng)的人并不多。概括來說，需求不明晰，調(diào)研不充分，是企業(yè)選擇和應(yīng)用信息系統(tǒng)失敗的一個(gè)重要原因。

    因此在開發(fā)或購買軟件前，一定要對(duì)現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程作充分調(diào)查，了解目前管理中存在的問題，明晰業(yè)務(wù)人員需求，明晰管理目標(biāo)，為業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)與優(yōu)化奠定基礎(chǔ)，為軟件選型和今后實(shí)施奠定基礎(chǔ)。

       2.4.2.2 方案設(shè)計(jì)

    本階段的主要工作是把優(yōu)化過的業(yè)務(wù)流程、需求分析的結(jié)果和所選定軟件的功能進(jìn)行匹配，在信息系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)優(yōu)化過的流程。針對(duì)企業(yè)需求，在進(jìn)一步分析企業(yè)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重新設(shè)計(jì)，并提出系統(tǒng)解決方案；同時(shí)在測(cè)試環(huán)境進(jìn)行業(yè)務(wù)模擬測(cè)試。具體來說在該階段，主要要完成以下工作：

    ☆ 業(yè)務(wù)分析與業(yè)務(wù)流程重新設(shè)計(jì)

    ☆ 業(yè)務(wù)需求與軟件功能匹配

    ☆ 建立測(cè)試原型，并進(jìn)行模擬測(cè)試

    ☆ 討論、審批并形成最終解決方案

    在產(chǎn)品設(shè)計(jì)制造過程中，有這樣一條法則：如果在設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)就發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品的缺陷，其成本是1，但等到產(chǎn)品已經(jīng)投入制造，才發(fā)現(xiàn)問題，給企業(yè)帶來的損失可能就是1000。在ERP實(shí)施中，這條法則也照樣起作用。我們要盡可能在方案設(shè)計(jì)階段，解決所有問題。顧問要非常清楚地向客戶解釋方案，這樣，可以避免到真正上線時(shí)，不出或少出問題。

        2.4.2.3 軟硬件的購買和安裝

    這一步可以與其它步驟并行操作，以縮短項(xiàng)目日期，減少項(xiàng)目費(fèi)用。

    在這一步中，首先購買信息系統(tǒng)軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等，并購買硬件產(chǎn)品，其次在軟件公司技術(shù)顧問的指導(dǎo)下進(jìn)行軟件安裝，最后進(jìn)行軟硬件環(huán)境的測(cè)試。

關(guān)于這一步的具體方案請(qǐng)參照附錄中的硬件實(shí)施方案。

        2.4.2.4 操作培訓(xùn)

    雖然在信息系統(tǒng)實(shí)施中技術(shù)很重要，工作量也很大，但這并不是營銷業(yè)務(wù)流程重組（BPR）和企業(yè)信息化的難點(diǎn)所在。更大的難點(diǎn)在于，本項(xiàng)目要對(duì)營銷的內(nèi)部管理做很大改變，要進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的重新組織。這樣，本項(xiàng)目結(jié)束后，企業(yè)員工都面臨著新的業(yè)務(wù)流程、新的崗位職責(zé)。這樣，對(duì)新流程的培訓(xùn)就顯得意義重大。

    對(duì)最終用戶的培訓(xùn)就是教用戶怎么進(jìn)行系統(tǒng)的日常操作，包括系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)、開發(fā)人員的培訓(xùn)等。在系統(tǒng)實(shí)施過程中，有很多數(shù)據(jù)要輸入新系統(tǒng)。而且，系統(tǒng)投入運(yùn)行后，最終用戶要天天和系統(tǒng)打交道。為保證每個(gè)用戶都能熟練地使用新的信息系統(tǒng)，培訓(xùn)就顯得很重要。

    信息系統(tǒng)正常運(yùn)行后，會(huì)有很多有用的數(shù)據(jù)。如果這些數(shù)據(jù)放在那兒不去利用，就不會(huì)很好地發(fā)揮系統(tǒng)的作用。所以必須營銷的有關(guān)人員要學(xué)會(huì)如何分析數(shù)據(jù)，為企業(yè)決策提供依據(jù)。

    在培訓(xùn)的過程中，如果營銷采用如下的方法，可收到很好的培訓(xùn)效果。

    在顧問的指導(dǎo)下，營銷項(xiàng)目組成員準(zhǔn)備培訓(xùn)教材。在本項(xiàng)目中，營銷有專門的模塊負(fù)責(zé)人，他們因?yàn)楹芏鄷r(shí)間和顧問一起工作，而且已經(jīng)接受過顧問的培訓(xùn)，有能力準(zhǔn)備培訓(xùn)教材。同時(shí)，系統(tǒng)正式投入使用后，模塊負(fù)責(zé)人作用很大，在準(zhǔn)備教材的過程中，模塊負(fù)責(zé)人可盡快熟悉軟件。

    顧問負(fù)責(zé)培訓(xùn)模塊負(fù)責(zé)人（Train trainer），讓這些模塊負(fù)責(zé)人來負(fù)責(zé)培訓(xùn)最終用戶。

    最終用戶培訓(xùn)工作要經(jīng)常進(jìn)行。如果營銷有些員工的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)不好，要多做培訓(xùn)。

    培訓(xùn)要有一定的獎(jiǎng)懲措施。為了提高培訓(xùn)質(zhì)量，建議營銷制訂一定的獎(jiǎng)懲措施。如可以規(guī)定，在經(jīng)過一定時(shí)間培訓(xùn)后，要進(jìn)行考試�？荚嚥缓细瘢�進(jìn)行補(bǔ)考，補(bǔ)考不合格，可以采取一定懲罰，以激勵(lì)最終用戶學(xué)習(xí)的積極性。

        2.4.2.5 系統(tǒng)設(shè)置

    設(shè)置（Setup）是信息系統(tǒng)實(shí)施中的一個(gè)專門術(shù)語，其含義簡(jiǎn)單地講，就是按照營銷的實(shí)際情況和需求，配置系統(tǒng)參數(shù)，把一個(gè)通用的信息系統(tǒng)變成適合營銷需要的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。如總帳模塊的系統(tǒng)設(shè)置中，要完成如下工作：

    ☆ 按營銷需要設(shè)置會(huì)計(jì)科目結(jié)構(gòu)，幣種，會(huì)計(jì)日歷，最終形成企業(yè)的會(huì)計(jì)帳套。

    ☆ 按營銷需要設(shè)置憑證的分類和編號(hào)規(guī)則。

    ☆ 按營銷需要設(shè)置憑證的審批方法。

    設(shè)置之前，需要準(zhǔn)備一份“設(shè)置文檔”。設(shè)置文檔主要內(nèi)容是設(shè)置的詳細(xì)步驟，每一步是如何做的。設(shè)置文檔是信息系統(tǒng)實(shí)施中的關(guān)鍵文檔，它可以確保系統(tǒng)設(shè)置正確，避免出錯(cuò)，在需要對(duì)設(shè)置做改動(dòng)時(shí)，也有依據(jù)。另外它還是營銷獲得的重要知識(shí)產(chǎn)品。

        2.4.2.6 數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和數(shù)據(jù)初始化

    信息系統(tǒng)的實(shí)施有三大因素：人、數(shù)據(jù)、技術(shù)。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的重要性對(duì)保證信息系統(tǒng)的順利運(yùn)行很重要。營銷要準(zhǔn)備兩種數(shù)據(jù)。

    一種是靜態(tài)數(shù)據(jù)，它們一般不隨時(shí)間而改變，如部門、供應(yīng)商基礎(chǔ)資料、客戶基礎(chǔ)資料、會(huì)計(jì)科目等。靜態(tài)數(shù)據(jù)一般比較穩(wěn)定，可以提前準(zhǔn)備。

    另一種是動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，它們會(huì)隨時(shí)間而改變，如庫存余額、總帳余額、應(yīng)收帳款余額、應(yīng)付帳款余額、未結(jié)銷售訂單、未結(jié)采購訂單等。這些數(shù)據(jù)要以系統(tǒng)上線切換點(diǎn)的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)。比如計(jì)劃7月份總帳模塊上線，一般以6月30日總帳余額為準(zhǔn)。

    在準(zhǔn)備數(shù)據(jù)之前，顧問會(huì)準(zhǔn)備一份“數(shù)據(jù)準(zhǔn)備文檔”，在該文檔中將明確如下內(nèi)容：

    數(shù)據(jù)準(zhǔn)備時(shí)間，范圍。即何時(shí)完成，準(zhǔn)備何時(shí)的數(shù)據(jù)，準(zhǔn)備哪些數(shù)據(jù)。

    明確雙方責(zé)任責(zé)任�；�礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備由營銷來完成，并保證數(shù)據(jù)的完整性、正確性（實(shí)際也只有客戶自己才能做）；顧問只提供數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的要求、格式。

    數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的要求。營銷的相關(guān)人員要按顧問要求的格式來進(jìn)行數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。

        2.4.2.7 并行和客戶化

    系統(tǒng)實(shí)施上線后，有一段新系統(tǒng)和手工同時(shí)運(yùn)行的時(shí)間，即系統(tǒng)并行運(yùn)行期。并行的主要目的是為了保證新系統(tǒng)運(yùn)行結(jié)果的正確性。營銷的信息系, , , 統(tǒng)實(shí)施后，有很多流程和工作方法與以前不相同，并行可以讓營銷的系統(tǒng)最終用戶有一段時(shí)間去熟悉。

    并行會(huì)增加用戶的工作量，這一點(diǎn)客戶一定要做好充分的思想準(zhǔn)備，并做好最終用戶的思想工作。

    在并行之前，顧問會(huì)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施情況，做好切實(shí)可行的并行策略，盡量減少并行工作時(shí)間，防止最終營銷用戶出現(xiàn)抵觸情緒。

        2.4.3業(yè)務(wù)流程和ERP系統(tǒng)的規(guī)范化

        2.4.3.1本階段的任務(wù)

    營銷公司ERP系統(tǒng)的實(shí)施完畢表明營銷的管理進(jìn)入了一個(gè)新境界：管理規(guī)范化、流程合理化、工作效率化、管理扁平化、決策數(shù)字化等。但管理績(jī)效的真正改善尚需一段時(shí)日，在這種情況下，有些企業(yè)往往會(huì)由于人員問題、舊工作習(xí)慣等一系列問題，會(huì)造成信息系統(tǒng)運(yùn)行癱瘓，管理水平再次回到從前。有的企業(yè)并沒有完全發(fā)揮出信息系統(tǒng)的全部效能，對(duì)管理的改善并不明顯。其主要問題在于，信息系統(tǒng)實(shí)施完成后還有以下三項(xiàng)工作沒有去做：

    完善有效的組織結(jié)構(gòu)、崗位設(shè)置、崗位職責(zé)、人員配置、人員職責(zé)、關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)、考評(píng)方法。

    企業(yè)績(jī)效監(jiān)控系統(tǒng)的建立。信息系統(tǒng)在企業(yè)實(shí)施應(yīng)用后，企業(yè)如何使用計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息，以輔助企業(yè)管理決策和監(jiān)控企業(yè)管理績(jī)效的變化，這是企業(yè)應(yīng)用信息系統(tǒng)能否在管理上取得很大成效的關(guān)鍵所在。咨詢顧問將根據(jù)企業(yè)管理業(yè)務(wù)與管理模式，幫助企業(yè)設(shè)計(jì)一整套企業(yè)管理績(jī)效變化動(dòng)態(tài)監(jiān)控報(bào)表體系，并培訓(xùn)企業(yè)各管理層如何運(yùn)用這套內(nèi)部管理報(bào)表體系，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題，糾正和調(diào)整管理策略。

    管理自我改善機(jī)制的建立。企業(yè)管理改善不可能一次性完成，而是一項(xiàng)長(zhǎng)期持續(xù)性工作。這就是如何幫助企業(yè)建立不斷進(jìn)行管理自我改善的機(jī)制。咨詢顧問可幫助企業(yè)組織一次企業(yè)管理水平綜合評(píng)價(jià)（按指標(biāo)定量打分，判定一個(gè)企業(yè)的管理水平），評(píng)價(jià)工作完成后，幫助企業(yè)定制一套評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，并培訓(xùn)企業(yè)如何進(jìn)行管理水平自我評(píng)價(jià)，同時(shí)幫助企業(yè)制定管理水平持續(xù)改進(jìn)計(jì)劃。

        2.4.3.2例子：崗位設(shè)計(jì)、崗位職責(zé)、業(yè)績(jī)指標(biāo)、考評(píng)方法

    如對(duì)銷售部經(jīng)理人員的崗位職責(zé)、關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)、考評(píng)方法等可簡(jiǎn)單設(shè)計(jì)如表。類似的，我們會(huì)給出關(guān)于總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、進(jìn)口部經(jīng)理、出口部經(jīng)理、銷售人員、行政人員的崗位職責(zé)、關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)、考評(píng)方法等。

    表. 管理制度舉例（銷售部門經(jīng)理）

主要職責(zé)	關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)	權(quán)數(shù)	考評(píng)辦法
銷售計(jì)劃的編制與產(chǎn)銷協(xié)調(diào) 訂單處理、發(fā)貨審核與貨物配送 銷售費(fèi)用預(yù)算控制 銷售政策執(zhí)行監(jiān)督 經(jīng)銷商授信額度的審核與信貸控制 客戶檔案管理與合同管理 應(yīng)收款控制與管理 銷售報(bào)表編制 拖欠款的催收 銷售信息的統(tǒng)計(jì)與管理 本部門人員的工作分配、協(xié)調(diào)與績(jī)效控制 員工培養(yǎng)與團(tuán)隊(duì)精神塑造	訂單處理與發(fā)貨失誤率	30％	訂單處理與配送錯(cuò)誤次數(shù)÷總的訂單發(fā)生數(shù)＝訂單處理失誤率，分為A，B，C三等，3％以內(nèi)者A，失誤率4－7％者B，失誤率8％以上者C。訂單處理失誤統(tǒng)計(jì)來自于客戶、業(yè)務(wù)人員的有事實(shí)依據(jù)的反映和定期的巡視與審計(jì)發(fā)現(xiàn)。 未經(jīng)許可超過授信額度發(fā)貨，視為嚴(yán)重事故，當(dāng)期累計(jì)發(fā)生一次以上者，則不參與該項(xiàng)評(píng)分。
	銷售報(bào)表填寫與信息統(tǒng)計(jì)失誤率	30％	銷管部門定期填報(bào)的報(bào)表包含「銷售日?qǐng)?bào)表」、「銷售月報(bào)表」「銷售季報(bào)表」，「應(yīng)收款帳齡分析表」，「銷售計(jì)劃表」，「客戶清欠表」，「銷售業(yè)績(jī)統(tǒng)計(jì)表」等，準(zhǔn)確、及時(shí)與規(guī)范是表報(bào)的要求，失誤率＝失誤報(bào)表數(shù)÷報(bào)表發(fā)生數(shù)，評(píng)分分為A，B，C三等，3％以內(nèi)者A，失誤率4－7％者B，失誤率8％以上者C。
	業(yè)務(wù)管理能力	40％	綜合指標(biāo)，綜合考評(píng)部門工作的績(jī)效，包含政策與制度的執(zhí)行情況，信息與客戶管理，跨部門的協(xié)調(diào)，團(tuán)隊(duì)精神與良好改善建議等，分為A，B，C，D，E五等。由直接主管與公司總經(jīng)理聯(lián)合考評(píng)。

來源：巨靈鳥 歡迎分享本文