2.2前期工作

    2.2.1 組建項(xiàng)目小組

    一般來(lái)講，要成立三個(gè)項(xiàng)目小組：項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組、項(xiàng)目核心小組和項(xiàng)目職能小組。建議按表1組成項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組。

    表1. 領(lǐng)導(dǎo)小組組成

    為了保證項(xiàng)目的順利進(jìn)行，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)至少每?jī)芍芘e行一次例會(huì)，領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)重視人的協(xié)調(diào)工作，充分認(rèn)識(shí)流程優(yōu)化與信息化建設(shè)的必要性與緊要性，持續(xù)關(guān)注項(xiàng)目的投入與效益。項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)還要經(jīng)常關(guān)心、參與和指導(dǎo)項(xiàng)目工作，及時(shí)處理各種問(wèn)題。

    建議按表2組成項(xiàng)目核心小組。

    表2. 項(xiàng)目核心小組組成

    項(xiàng)目核心小組的主要工作有：

    制定項(xiàng)目計(jì)劃，保證計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)；

    指導(dǎo)、組織和推動(dòng)各職能組的工作；

    組織和開(kāi)展調(diào)查分析工作，對(duì)流程優(yōu)化的問(wèn)題提出解決方案和建議；

    組織和開(kāi)展企業(yè)各級(jí)人員的管理培訓(xùn)、技術(shù)培訓(xùn)，擔(dān)負(fù)起教員的工作；

    負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，保證錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí)和完整；

    主持制定新的工作準(zhǔn)則與工作規(guī)程；

    提交各階段的工作成果報(bào)告，向領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)并匯報(bào)工作。

    項(xiàng)目核心小組的例會(huì)制度為：至少每周一次例會(huì)；為了保證項(xiàng)目實(shí)施，項(xiàng)目核心小組組長(zhǎng)與成員原有的工作必須事前有所安排，保證有足夠的時(shí)間與精力投入到項(xiàng)目中。

    建議項(xiàng)目職能小組按表3組成。

    表3. 項(xiàng)目職能小組組成

    業(yè)務(wù)部門(mén)職能組的主要工作有：

    在部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)下，研究本部門(mén)流程優(yōu)化與重組的方法和步驟。

    明確本部門(mén)業(yè)務(wù)對(duì)軟件功能與性能的需求，提出本部門(mén)與其他部門(mén)相關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)對(duì)軟件的需求；

    掌握與本部門(mén)業(yè)務(wù)有關(guān)的軟件功能，準(zhǔn)備并錄入數(shù)據(jù)；

    培訓(xùn)本部門(mén)的相關(guān)人員；

    參加制定工作準(zhǔn)則與工作規(guī)程；

    做好系統(tǒng)切換，運(yùn)行新系統(tǒng)。

    管理咨詢職能組的主要工作有：

    主持項(xiàng)目的管理與技術(shù)應(yīng)用培訓(xùn)工作；

    負(fù)責(zé)流程調(diào)查分析與優(yōu)化重組工作；

    負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)的分步實(shí)施工作；

    負(fù)責(zé)完成管理流程和信息系統(tǒng)規(guī)范化工作；

    對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)職能組與企業(yè)IT部門(mén)職能組工作的協(xié)調(diào)給出咨詢意見(jiàn)；

    企業(yè)IT部門(mén)職能組的主要工作有：

    配合流程調(diào)查分析、優(yōu)化重組、信息系統(tǒng)分步實(shí)施的工作；

    逐漸熟悉新的系統(tǒng)，為將來(lái)的輔助維護(hù)工作做準(zhǔn)備。

    項(xiàng)目職能組的例會(huì)制度為：各職能組應(yīng)隨時(shí)研究工作，對(duì)項(xiàng)目核心小組負(fù)責(zé)并匯報(bào)工作。

        2.2.2  對(duì)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組和項(xiàng)目核心小組的培訓(xùn)

    在本項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，需要進(jìn)行貫徹始終的培訓(xùn)。我們高度重視培訓(xùn)的重要性，強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目的實(shí)施不僅僅帶來(lái)管理制度的更新和信息系統(tǒng)的運(yùn)行，更重要的是帶來(lái)與企業(yè)實(shí)際相結(jié)合的企業(yè)文化、心智模式和行為模式的變化。這樣，項(xiàng)目的實(shí)施所帶來(lái)的新思維會(huì)融入企業(yè)的血液中。

    本部分培訓(xùn)的目的是讓這兩個(gè)小組的成員形成共識(shí)，認(rèn)識(shí)到管理改造項(xiàng)目是與高層領(lǐng)導(dǎo)的支持分不開(kāi)的。此外，這個(gè)培訓(xùn)還有另外一個(gè)目的，那就是讓包括中層領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)管理的改進(jìn)和企業(yè)信息化有一個(gè)正確的預(yù)期。

    本部分的培訓(xùn)內(nèi)容包括項(xiàng)目管理的培訓(xùn)、實(shí)施方法的培訓(xùn)和未來(lái)的管理信息系統(tǒng)的基本功能的培訓(xùn)。對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，管理咨詢和企業(yè)信息化是一個(gè)大型項(xiàng)目，成功的實(shí)施離不開(kāi)成功的項(xiàng)目管理，所以項(xiàng)目小組成員應(yīng)了解項(xiàng)目管理的一般概念和方法。

    上面所講的培訓(xùn)是一個(gè)極其重要而又被企業(yè)經(jīng)常忽視的一個(gè)階段。實(shí)際上，這個(gè)有人稱為“洗腦”的階段對(duì)于保證項(xiàng)目的順利完成和項(xiàng)目的效果是很重要的。

2.3 業(yè)務(wù)流程調(diào)查和業(yè)務(wù)流程重組

        2.3.1 業(yè)務(wù)流程描述

    對(duì)營(yíng)銷公司現(xiàn)有流程的識(shí)別是業(yè)務(wù)流程重組的基礎(chǔ)，流程識(shí)別包括對(duì)現(xiàn)有流程的描述、流程重要性排序及核心流程的確定、現(xiàn)有崗位的界定與崗位職責(zé)的描述、流程現(xiàn)存問(wèn)題等等。

    我們項(xiàng)目組將提供營(yíng)銷公司項(xiàng)目工作組有關(guān)流程描述與識(shí)別方法、技術(shù)和工具方面的培訓(xùn)，以便共同開(kāi)展工作。

    流程識(shí)別需要區(qū)分公司的戰(zhàn)略流程、經(jīng)營(yíng)流程和保障流程。

        2.3.2 業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

    本階段的關(guān)鍵是全面理順營(yíng)銷公司所有流程，并重新設(shè)計(jì)關(guān)鍵流程。在實(shí)施ERP系統(tǒng)的過(guò)程中確定和完善人機(jī)合一的業(yè)務(wù)流程。

    對(duì)于關(guān)鍵流程，要弄清流程的主要問(wèn)題是什么（問(wèn)題出在流程內(nèi)部還是流程之間關(guān)系上？管理流程與經(jīng)營(yíng)流程是否協(xié)調(diào)一致?）。

    重新設(shè)計(jì)常用的一些策略包括縱向壓縮、橫向集成、單點(diǎn)接觸顧客、過(guò)程多樣化、減少控制環(huán)節(jié)、并行工程、減少控制環(huán)節(jié)等。

    非常重要的一點(diǎn)，流程的設(shè)計(jì)中，要考慮到IT技術(shù)的應(yīng)用，重點(diǎn)是結(jié)合要上的ERP系統(tǒng)。一個(gè)好的ERP軟件好比一輛豪華跑車，在一條彎彎曲曲的牛路上即使是一流的賽車手也無(wú)法開(kāi)快，在筆直的鐵軌上定然磕磕碰碰。業(yè)務(wù)流程重組的一部分目的也就是為將來(lái)的ERP系統(tǒng)修建一條適合的直達(dá)快車道。設(shè)計(jì)的最后，要結(jié)合ERP系統(tǒng)具體功能和其內(nèi)在流程，實(shí)現(xiàn)人機(jī)合一。

    我們項(xiàng)目組將提供營(yíng)銷公司項(xiàng)目工作組有關(guān)流考慮程分析和優(yōu)化設(shè)計(jì)方法、技術(shù)等方面的培訓(xùn)，以便共同開(kāi)展工作，同時(shí)實(shí)現(xiàn)知識(shí)轉(zhuǎn)移。

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