因?yàn)?A href="http://www.yuax-gero.com">采購(gòu)管理直接涉及到企業(yè)資金的流出，所以，在實(shí)際業(yè)務(wù)中，非常受企業(yè)投資者的重視。在實(shí)際管理中，對(duì)于投資者來說，他們主要擔(dān)心的問題是：

1、我采購(gòu)的價(jià)格是否準(zhǔn)確？采購(gòu)員跟供應(yīng)商有沒有私自串通，拿取供應(yīng)商回扣，抬高材料價(jià)格，損害公司利益的行為？

2、采購(gòu)員采購(gòu)的內(nèi)容是否準(zhǔn)確，有沒有因?yàn)椴回?fù)責(zé)任而下錯(cuò)采購(gòu)單的情況?

3、原材料能否及時(shí)到貨，能否滿足清購(gòu)部門的需求，等等。

為了解決企業(yè)投資者的難題，系統(tǒng)中提供了相關(guān)的解決方案來幫助企業(yè)用戶解決問題。下面我以一家外資企業(yè)的采購(gòu)管理流程為背景，介紹一下在采購(gòu)管理中ERP系統(tǒng)所操作的重點(diǎn)以及提高操作效率的技巧。

第一步：請(qǐng)購(gòu)單維護(hù)。

需要采購(gòu)部門采購(gòu)的需求一律來自請(qǐng)購(gòu)單，無(wú)論是哪個(gè)需求部門。在實(shí)際管理中，可能不同的部門都有物料清購(gòu)的需求，如銷售、生產(chǎn)、研發(fā)、甚至采購(gòu)部門自己，為了管理的方便，我們一般強(qiáng)調(diào)，無(wú)論是誰(shuí)需要材料，都必須通過清購(gòu)單來清購(gòu)，采購(gòu)部門自己要也不例外，不能夠省略清購(gòu)這個(gè)步驟。這主要是為了單據(jù)統(tǒng)一的需要。如此的話，我們就可以設(shè)置采購(gòu)單必須具有清購(gòu)來源。這是對(duì)采購(gòu)部門無(wú)單采購(gòu)的一個(gè)很好的控制手段。

但是，采購(gòu)部門在收到其他部門轉(zhuǎn)過來的請(qǐng)購(gòu)單之后，仍然要進(jìn)行一些必要的維護(hù)。因?yàn)槲锪闲枨蟛块T跟采購(gòu)部門對(duì)于同一種物料需求其關(guān)注的內(nèi)容不同。物料需求部門關(guān)心的是我需要什么物料、什么時(shí)候需要、需要多少數(shù)量等等;而對(duì)于物料的價(jià)格、有誰(shuí)提供的、如何購(gòu)買核算這些內(nèi)容的話，只有采購(gòu)人員才值得去關(guān)心，而對(duì)于物料需求部門，可能沒有這方面的精力、也沒有這方面的專業(yè)技能去對(duì)此進(jìn)行關(guān)心。

所以，采購(gòu)員在運(yùn)行請(qǐng)購(gòu)單轉(zhuǎn)采購(gòu)單的時(shí)候，還需要對(duì)請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行一番檢查，以保證正確生成采購(gòu)單。

為了方便采購(gòu)員的管理，有些ERP系統(tǒng)把需求部門請(qǐng)購(gòu)物料用的請(qǐng)購(gòu)單跟采購(gòu)人員請(qǐng)購(gòu)單維護(hù)的窗口是分成兩個(gè)獨(dú)立的窗口。個(gè)人認(rèn)為這個(gè)設(shè)計(jì)比較人性化，比較方便采購(gòu)人員進(jìn)行清購(gòu)單的維護(hù)。

在請(qǐng)購(gòu)單維護(hù)的過程中，采購(gòu)員主要需要關(guān)注以下信息：

一是在請(qǐng)購(gòu)單維護(hù)窗口中，是否有供應(yīng)商以及供應(yīng)商是否準(zhǔn)確。因?yàn)榇蟛糠謺r(shí)候，物料需求部門他們并不知道他們所需要的材料是由哪個(gè)供應(yīng)商提供的，所以，在清購(gòu)單生成的時(shí)候，沒有強(qiáng)制要求所請(qǐng)購(gòu)的物料一定要有供應(yīng)商。但是，我們都知道，在請(qǐng)購(gòu)轉(zhuǎn)采購(gòu)的過程中，若物料沒有定義供應(yīng)商的話，則在生成采購(gòu)單的過程中，就會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。所以，采購(gòu)員在采購(gòu)單維護(hù)的過程中，還需要查看清購(gòu)單中，所有的物料是否有對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商，并且，該供應(yīng)商是否準(zhǔn)確。這是一個(gè)非常重要的步驟，因?yàn)檫@個(gè)會(huì)直接影響到后續(xù)采購(gòu)單作業(yè)的生成工作。

二是若請(qǐng)購(gòu)的材料是否有價(jià)格。有些價(jià)格管理比較嚴(yán)格的企業(yè)，在根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單轉(zhuǎn)換成的采購(gòu)單中，價(jià)格是根據(jù)供應(yīng)商基本價(jià)格表中帶出來的，不允許采購(gòu)員進(jìn)行修改。如此的話，在請(qǐng)購(gòu)單維護(hù)的時(shí)候，就需要進(jìn)行一一的核對(duì)，看看請(qǐng)購(gòu)列表中有沒有沒有定義采購(gòu)價(jià)格的材料，若沒有的話，需要在采購(gòu)單轉(zhuǎn)換之前定義好物料的價(jià)格，以減少后續(xù)更改價(jià)格的麻煩。這種漏掉價(jià)格的情況，在新材料的采購(gòu)上經(jīng)常出現(xiàn)。如現(xiàn)在有個(gè)材料B，跟A非常類似，只是顏色不同。其供應(yīng)商、價(jià)格都是跟A一致。但是，采購(gòu)員在建立物料品號(hào)信息的時(shí)候，就可能只建立了基本信息，而沒有定義B材料的價(jià)格。此時(shí)，在清購(gòu)單維護(hù)中，也就沒有默認(rèn)的價(jià)格了。所以，在請(qǐng)購(gòu)單維護(hù)的時(shí)候，還需要注意價(jià)格這個(gè)問題。

三是需求日期的問題。如現(xiàn)在有三張銷售訂單或者生產(chǎn)訂單都需要用到某個(gè)材料A，但是，其需求日期是不同的，分別是6月7日、6月10日、6月12日。根據(jù)采購(gòu)單生成規(guī)則的定義，不同的需求日期會(huì)生成不同的采購(gòu)訂單。但是，在實(shí)際采購(gòu)管理中，有時(shí)候可能采購(gòu)員需要調(diào)整這個(gè)需求日期，把這個(gè)材料A的三個(gè)需求合并成一個(gè)下給供應(yīng)商，以取得價(jià)格方面的優(yōu)勢(shì)等等。此時(shí)，在請(qǐng)購(gòu)單維護(hù)的時(shí)候，采購(gòu)員就需要跟各方面協(xié)調(diào)好，調(diào)整好物料的需求日期。一般都是按最早的需求日期來計(jì)算，即把A物料的需求日期都改為6月6日。如此的話，在生成采購(gòu)訂單時(shí)，就會(huì)把這三個(gè)物料合并成一張采購(gòu)訂單。

這里要注意，我也遇到過其他牌子的ERP產(chǎn)品，在這處理上可能稍微有不同。他們?nèi)粲龅秸?qǐng)購(gòu)單上同一個(gè)物料有不同需求日期的話，在采購(gòu)單上會(huì)合并成一張采購(gòu)訂單，只是采購(gòu)訂單上有三個(gè)不同交貨日期的條目。也就是說，采購(gòu)員可以在采購(gòu)單上再對(duì)交期進(jìn)行修改。但是，我個(gè)人認(rèn)為這有一個(gè)不好的地方。假設(shè)我們把這三個(gè)物料的交期改為一致，都是6月7日。但是，在采購(gòu)單上因?yàn)橛腥齻�(gè)條目，所以，在根據(jù)采購(gòu)單轉(zhuǎn)換成收貨單時(shí)，在對(duì)應(yīng)的收貨單上也會(huì)有三個(gè)條目，而供應(yīng)商送材料是一次性送過來的，如此的話，倉(cāng)庫(kù)管理員還不得不把數(shù)量區(qū)分開來入庫(kù)。這處理起來明顯沒有上面的那種方案簡(jiǎn)便。

當(dāng)然，若企業(yè)實(shí)現(xiàn)了無(wú)庫(kù)存生產(chǎn)，那么也就不需要調(diào)整需求日期了。需求部門什么時(shí)候要，那就要求供應(yīng)商什么時(shí)候到，就不存在合并不合并的問題了。

最后要說明一點(diǎn)的就是，在請(qǐng)購(gòu)單維護(hù)窗口對(duì)請(qǐng)購(gòu)信息進(jìn)行維護(hù)時(shí)，為了保證記錄的完整性，一般不會(huì)修改請(qǐng)購(gòu)的原始信息。如此的話，以后出現(xiàn)什么問題，還可以查詢?cè)�始記錄。這也是一個(gè)比較人性化的設(shè)計(jì)吧。

第二步：清購(gòu)轉(zhuǎn)采購(gòu)作業(yè)。

請(qǐng)購(gòu)單轉(zhuǎn)采購(gòu)單作業(yè)時(shí)系統(tǒng)的一個(gè)批處理作業(yè)，其主要作用就是根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單的內(nèi)容轉(zhuǎn)換成采購(gòu)單。在這支批處理作業(yè)中，我們需要注意幾個(gè)地方：

一是在這個(gè)轉(zhuǎn)換的過程中，系統(tǒng)會(huì)進(jìn)行一個(gè)判斷，即當(dāng)某個(gè)材料沒有供應(yīng)商的時(shí)候，該材料就不會(huì)被轉(zhuǎn)換到采購(gòu)單上去，系統(tǒng)會(huì)提示錯(cuò)誤信息。至于其他材料能否成功轉(zhuǎn)換成采購(gòu)訂單，不同的系統(tǒng)有不同的處理方法。有些ERP產(chǎn)品是只要有一個(gè)不成功的話，則就會(huì)進(jìn)行事務(wù)回滾，所有的材料都不會(huì)被生成采購(gòu)單。而有的ERP系統(tǒng)，則只是沒有定義供應(yīng)商的物料不會(huì)被生成采購(gòu)單，而其他的物料仍然按既定的規(guī)則生成采購(gòu)單。這兩種方法各有利弊。如果按照前面一種方法，即一個(gè)失敗全部失敗的話，則當(dāng)一種物料供應(yīng)商沒有確定的話，那其他物料也將不能被采購(gòu)。這顯然設(shè)置的比較死。若按照后一種方式處理的話，也會(huì)有一個(gè)問題。如現(xiàn)在有三個(gè)材料A、B、C，其本來是同一個(gè)供應(yīng)商的，但是因?yàn)橐粫r(shí)疏忽C材料沒有定義供應(yīng)商。此時(shí)，運(yùn)行這個(gè)請(qǐng)購(gòu)轉(zhuǎn)采購(gòu)的作業(yè)時(shí)，材料A、B會(huì)生成采購(gòu)單，假設(shè)該采購(gòu)單為“20080619001”，而C材料沒有生成。然后我們把C材料的供應(yīng)商指定完畢后，再生成采購(gòu)單的時(shí)候，就生成了一張新的采購(gòu)訂單，即“20080619002”，也就是說，A、B、C雖然都是同一個(gè)供應(yīng)商，并且來源于同一個(gè)請(qǐng)購(gòu)需求，就是因?yàn)檫@個(gè)供應(yīng)商的問題，被活生生的分開正兩張采購(gòu)訂單了。這對(duì)于采購(gòu)訂單的分發(fā)、后續(xù)收貨等等，都會(huì)遇到一些不小的麻煩。所以，這兩種不同的處理方式，我們?cè)趯?shí)施ERP項(xiàng)目的時(shí)候，要注意這個(gè)區(qū)別。

二是采購(gòu)訂單的轉(zhuǎn)換規(guī)則。在同一張請(qǐng)購(gòu)單中，有不同的供應(yīng)商的東西，材料的需求日期也可能不同。那么在請(qǐng)購(gòu)單轉(zhuǎn)換為采購(gòu)單的過程中，如何對(duì)請(qǐng)購(gòu)需求進(jìn)行分單呢?這不同的ERP系統(tǒng)也有不同的處理方式。有些ERP系統(tǒng)是定死的，當(dāng)供應(yīng)商不同、交期不同的話，則必須分單。而有些ERP系統(tǒng)則提供了一些用戶定制方面的功能。如供應(yīng)商不同，當(dāng)然必須分單;但是，交期不同是否一定要分單呢，則就要看企業(yè)具體的需求了。企業(yè)自己可以通過系統(tǒng)配置來決定是否要進(jìn)行分單。如此設(shè)計(jì)的話，就可以提高系統(tǒng)的靈活性了。

第三步：采購(gòu)單維護(hù)。

若在請(qǐng)購(gòu)單維護(hù)的時(shí)候，相關(guān)信息都確認(rèn)完畢了，那么在采購(gòu)單維護(hù)的時(shí)候，就稍微省事一點(diǎn)了，不過，在采購(gòu)單維護(hù)的時(shí)候，還有幾個(gè)業(yè)務(wù)需要注意操作。

一是在采購(gòu)單維護(hù)的時(shí)候，在采購(gòu)單還沒有審核之前，有可能需要變更供應(yīng)商。此時(shí)，要注意不同的ERP系統(tǒng)的處理方式。有些ERP系統(tǒng)，在采購(gòu)訂單處直接更改供應(yīng)商之后，其對(duì)應(yīng)的價(jià)格等也會(huì)自動(dòng)更新。而有些ERP系統(tǒng)，在采購(gòu)訂單單頭把供應(yīng)商改變之后，其單身的價(jià)格不會(huì)自動(dòng)更新，還需要用戶手工更新。所以，用戶在具體的操作時(shí)，要注意這個(gè)區(qū)別。 

二是采購(gòu)單生成之后，可能最后采購(gòu)會(huì)決定某項(xiàng)物料不采購(gòu)了，而是有企業(yè)自己生產(chǎn)或者利用其他材料代替。此時(shí)，這個(gè)條目也不要?jiǎng)h除，而是改為無(wú)效或者指定結(jié)束。因?yàn)閯h除之后，在請(qǐng)購(gòu)單轉(zhuǎn)換成采購(gòu)單作業(yè)中，會(huì)認(rèn)為這個(gè)條目沒有生成過采購(gòu)訂單，仍然會(huì)有顯示。所以，遇到這種情況，直接在采購(gòu)單上把數(shù)量改為0或者指定結(jié)束即可。

第四步：?jiǎn)螕?jù)傳遞與存檔。

單據(jù)的傳遞比較簡(jiǎn)單，只是需要注意一個(gè)問題。若是通過電子文檔傳遞訂單的，如發(fā)給供應(yīng)商或者企業(yè)自己存檔備份的，最好是把這個(gè)單據(jù)轉(zhuǎn)換成不可寫的PDF格式為好。這可以保證單據(jù)內(nèi)容不被非法的修改，可以保障單據(jù)內(nèi)容的一致性。

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