ERP上線前的準備工作有很多，包括制定實施計劃、流程梳理、測試、購買硬件、基礎數據收集等，本文僅討論如何進行基礎數據收集工作。

1、有哪些基礎數據

我們將ERP中的數據分為靜態數據和動態數據，靜態數據包括客戶資料表、供應商資料表、物料編碼表、BOM、工藝路線、組織架構、員工檔案、權限分配表、物流商資料表、業務員資料表、會計科目、庫存期初余額、應收期初余額、應付期初余額、倉庫信息等。動態數據包括銷售訂單、采購訂單、生產工單、請購單、委托加工單、成品入庫單、采購入庫單、生產領料單、銷售發貨單等。

靜態數據在上線前可以收集整理后導入進ERP系統，動態數據通常不是導入的，而是ERP上線后各部門錄入的。如果企業換ERP系統，通常也是將基礎數據從老系統導出后稍微修改下格式就可以導入新系統的，動態數據就只能重新錄入了。在不同的ERP系統中客戶資料表、供應商資料表等基礎數據的格式都大同小異，所以切換系統基礎數據可以保留、動態數據格式一般不通用沒法保留。

靜態數據在運行過程中的作用是控制或參考，靜態數據一般都是孤立存在的。動態數據是反映事務過程，通常動態數據之間都是聯動的，時間上有先后順序的。

基礎數據通常就是指靜態數據，基礎數據又可以劃分為可見數據和不可見數據。客戶資料表是可見數據、權限分配表是不可見數據。

2、確定工作范圍

一、列出具體有哪些基礎數據，每個基礎數據做一個excel空白模板，用顏色區分哪些是必填項。

二、明確每個基礎數據收集的責任人，收集截止日期，基礎數據收集的工作量大而且有些有時效性要求，比如庫存期初余額最好是在上線的前一天晚上收集并導入。因此，基礎數據的收集盡可能分攤到各個部門不同的人員。工作計劃中還要注意安排定期的會議，方便工作人員之間溝通。

3、建立編碼規則

ERP系統對數據的管理是通過編碼實現的，編碼可以對數據進行唯一的標識就像居民的身份證一樣。在編制基礎數據模板前，應先制定相應的編碼規則以規范數據收集工作。

一、物料編碼規則

在巨靈鳥ERP中物料編碼與物料分類相關

二、單據編號規則

所有的單據都有單據編號，企業根據要求可以使用系統默認的編號規則或自定義編號。

三、客戶、供應商、物流商編號規則

四、部門、人員編號規則

五、科目編碼規則

其他編碼規則還有很多，比如工藝路線、工序、加工中心等，這里不再一一列出。

4、BOM收集

使用生產計劃模塊的企業，可能會用到BOM。BOM的數據整理工作量很大，涉及到產品每個材料用量的核定、半成品和成品的層級關系、替代料、損耗率、領料方式等問題，如果有幾千個產品，那BOM的數據量可以達到十幾萬條記錄。

5、數據集中和整理

有些基礎數據需要多個部門填寫，比如物料編碼表，字段涉及生產、采購、銷售、倉庫、財務等多個部門的信息。可以使用統一的模板交各部門填寫后進行匯總。

數據收集上來后需要檢查是否有遺漏、重復、錯誤、過期、統計的口徑是否一致。

檢查信息完整性：有些信息是必填的，檢查必填的字段是否都填寫了。有些信息是ERP系統指定的，比如客戶狀態只能填有效或失效，填其他的沒法導入，檢查是否按要求填寫。

唯一性檢查：比如多個物料編成同一個編碼，或者多個編碼對應一個物料。

6、版本控制

數據的收集工作是多個部門參與的，同一個表格可能會來回修改幾次。有個企業客戶，多個部門在同時修改一份相同的資料，修改后文檔中只有自己的一部分數據是正確的，其他部門數據還是錯誤的。在錄入數據時，無論以誰的數據為準都是不行的，必須用正確的數據替換錯誤數據后進行合并才行。

對文檔資料進行版本控制，每次修改后要更新版本號，所有修改過的文檔、記錄都要存檔。

7、基礎數據導入

導入前對系統（或帳套）進行備份，萬一導入后有問題可以進行恢復ERP系統。

ERP系統都會有糾錯功能，導入數據有問題會給出提示，按提示要求修改后重新導入。

8、測試

數據導入后可以測試驗證導入的是否有誤，比如客戶資料導入后可以做個銷售訂單看下有沒有問題。

總結：ERP基礎數據收集的重點不是在數據本身，嚴密的計劃、合理的組織才是完成這項艱巨工作的最好手段。

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